O módulo de Arquivo Documental do Firenze permite organizar e catalogar documentos históricos, administrativos e técnicos seguindo princípios arquivísticos. A estrutura hierárquica adotada é:
Coleção
└── Série
└── Subsérie
└── Documento
Conceitos fundamentais
Coleção
A Coleção (em alguns lugares também é chamado de Fundo) é o conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidade ao longo de suas atividades. Uma coleção pode conter documentos de arquivo organizados em séries.
Série
A Série é uma subdivisão da Coleção que agrupa documentos relacionados por função, atividade ou tipo documental.
Subsérie
A Subsérie é uma divisão dentro de uma série, para organização ainda mais granular.
Documento
O Documento é a unidade básica do arquivo. Pode ser um texto, uma fotografia, um mapa, uma gravação etc., identificado individualmente com seus metadados.
Metadados dos documentos
Cada documento possui uma ficha com informações arquivísticas completas:
- Título — denominação do documento.
- Tipo de documento — carta, relatório, ata, foto etc.
- Tipo de conteúdo — detalhamento do conteúdo.
- Data do documento.
- Coleção e Subsérie — posição na hierarquia.
- Arquivista responsável pela catalogação.
- Estado de conservação.
- Instrumento de pesquisa utilizado.
- Autores, assuntos, gêneros, idiomas e locais relacionados.
- Descrição, notas e descrição física.
Fluxo típico de trabalho
1. Crie as coleções que representarão os fundos documentais.
2. Crie as séries dentro de cada coleção.
3. Crie as subséries (quando necessário) dentro das séries.
4. Catalogue os documentos, vinculando-os às subséries correspondentes.
5. Adicione anexos digitais.
6. Publique os documentos para acesso de pesquisadores.
Acessando os documentos
No menu lateral, clique em Acervo → Documentos.
Cadastrando um novo documento
1. Clique em Novo.
2. Preencha a ficha documental:
Identificação:
Título: Título ou denominação do documento (obrigatório).
Tipo de Documento: Classificação geral (texto, fotografia, mapa etc.).
Tipo de Conteúdo: Classificação específica de conteúdo.
Coleção: Fundo/Coleção ao qual pertence.
Subsérie: Subsérie dentro da hierarquia arquivística.
Datas:
Data do Documento: Data em que o documento foi produzido.
Data de Entrada: Data em que foi incorporado ao acervo.
Responsáveis e localização
Arquivista: Profissional responsável pela catalogação.
Instrumento de Pesquisa: Instrumento utilizado para localizar o documento.
Localização: Localização física do documento no arquivo.
Classificação: Código de classificação arquivística.
Estado de conservação
Estado de Conservação: Avaliação do estado físico do documento.
Descrição e notas
Descrição: Descrição geral do conteúdo.
Descrição do Conteúdo: Descrição detalhada do conteúdo.
Descrição Física: Características físicas do suporte.
Notas: Observações adicionais do arquivista.
Metadados complementares
Autores: Um ou mais autores do documento.
Assuntos: Termos de assunto (indexação).
Gêneros: Gênero documental (correspondência, ata, relatório etc.).
Idiomas: Idiomas do documento.
Locais: Locais mencionados ou de origem.
Procedências: Procedência do documento.
3. Clique em Salvar.
Filtros de pesquisa: tipo de documento, coleção ou título.
Publicação de documentos
Documentos podem ser publicados para pesquisa pública. Consulte [Publicação de documentos](../06-publicacao/publicar-documentos.md).
Relatórios de documentos
Acesse Consultas → Documentos para gerar listagens filtráveis com opção de impressão.