Article Versions

What is this?

Every article in FastKnowledge uses a version system to manage content changes safely. Instead of overwriting the published content directly, you create a new version (a draft), edit it, and submit it for review. Once approved and published, the new version replaces the previous one — which is archived for historical reference.

This system ensures that the live, reader-facing content is never accidentally broken by work-in-progress edits.

Who can use this?

• Viewing versions: All team members can view the version list for articles in their project.
• Creating and editing versions: Admin, Editor, and Author (Authors only for their own articles).
• Publishing versions: Admin and Editor only.
• Submitting for approval: Authors can submit their own articles' versions for review.
• Rejecting versions: Admin and Editor only.
• Deleting versions: Admin and Editor only.

Viewing the version list

1. Go to Articles and click Versions next to any article.

2. The version list shows all non-deleted versions for that article, ordered newest first.

3. Each version shows its version number, status, size, creation date, and available actions.

Creating a new version (draft)

1. On the version list page, click New Version.

2. You are presented with the version form containing a rich text editor.

3. Write your content in the editor.

4. The status defaults to Draft.

5. Click Save.

6. A confirmation message appears: "Version ... created successfully."

The new draft is saved but not visible to readers.

Content you write in the editor is automatically sanitized before saving. The system removes potentially dangerous code (like scripts or event handlers) while preserving formatting tags (headings, lists, links, images, tables, code blocks, embeds).

Editing a version

Only draft and rejected versions can be edited. Published and archived versions are immutable (to edit them, you must clone them first).

1. On the version list, click Edit next to a draft or rejected version.

2. Update the content in the editor.

3. Click Save.

4. A confirmation message appears: *Version ... updated successfully."

Attempting to edit a published or archived version shows: "Published and archived versions cannot be edited. Clone this version to create a new draft."

Cloning a version

Cloning copies an existing version's content into a new draft. This is the way to base new work on a published or archived version.

1. On the version list, click Clone next to any version.

2. Confirm the clone.

3. A new draft is created with the same content. A confirmation message appears: "Version ... cloned as version ....".

Submitting a version for approval (Authors)

Authors cannot publish directly. Instead, they submit their version for review:

1. On the version list, click Submit for Approval next to a draft version (of your own article).

2. Confirm the submission.

3. The version status changes to Pending Approval.

4. A confirmation message appears: "Version ... has been submitted for approval."

5. Admins and Editors receive a notification in the dashboard header: "There is 1 article awaiting approval."

Only one version per article can be pending approval at a time. If you submit a new version while another is pending, the previous pending version is automatically archived.

Publishing a version (Admins and Editors)

1. On the version list, click Publish next to a draft or pending-approval version.

2. Confirm the action.

3. The version status changes to Published.

4. Any previously published version of the same article is automatically archived.

5. A confirmation message appears: "Version ... published successfully."

The article is now live on the portal (provided the article and its category are active).

Rejecting a version (Admins and Editors)

If a submitted version needs revision before it can be published:

1. Click Reject next to a pending-approval version.

2. Confirm the rejection.

3. The version status changes to Rejected.

4. A warning message appears: "Version ... has been rejected."

5. The author can then edit the rejected draft and resubmit.

Deleting a version

Deleting a version removes it from the version list (soft delete — it is marked as deleted but not permanently destroyed).

1. Click Delete next to any version.

2. Confirm the deletion.

3. A confirmation message appears: "Version N deleted."

Only Admin and Editor roles can delete versions.

Version statuses summary

Limits and constraints

You cannot publish an archived version directly. You must clone it first.

A version in Archived or Published status cannot be edited — only cloned.

Only one version per article can have Published status at a time.

Only one version per article can have Pending Approval status at a time. Submitting a new version automatically archives any existing pending version.